নথিতে/অফিসিয়াল চিঠিতে ডিজিটাল স্মারক নং দেবার পদ্ধতি ও ব্যাখ্যা
বর্তমানে সারাদেশে সরকারি অফিস আদালতে (মন্ত্রনালয় , অধিদপ্তর ,পরিদপ্তর ) ডিজিটাল পদ্ধতিতে স্মারক নম্বর দেবার বিধান করা হয়েছে । যদিও অনেক অফিসে এখনও পূর্বের পদ্ধতিতেই স্মারক নং দেয়া হয়ে থাকে ।অনুমোদিত ও সংশোধিত ডিজিটাল নথি নম্বর পদ্ধতিটি পূর্ণ ডিজিটাল কোড দ্বারা সমন্বিত।কম্পিউটার প্রযুক্তি ব্যবহার করে নথির সুষ্ঠু সংরক্ষণ ও নথির গোপনীয়তা রক্ষার্থে এই আধুনিক নথি নম্বর পদ্ধতিটির প্রবর্তন করা হয়েছে। ডিজিটাল নথি নম্বর ৭টি কোডের সমন্বয়ে গঠিত।নতুন নথি নম্বর প্রদানে ডিজিটাল পদ্ধতিটির কোডভিত্তিক বিশ্লেষণ এবং ব্যবহার পদ্ধতি নিম্নরূপঃ
নথি নম্বর
০০.০০০.০০০.০০.০০.০০০.০০০০
ক)মন্ত্রণালয়/বিভাগের কোডঃ নথি নম্বরের ১ম অবস্থানে সন্নিবেশিত হবে।এই কোড দুই অংক বিশিষ্ট হবে।
খ)দপ্তর/ইউনিট/কোষ/শাখা/অধিশাখা/অনুবিভাগ কোডঃ নথি নম্বরের ২য় অবস্থানে সন্নিবেশিত হবে।এই কোড তিন অংক বিশিষ্ট হবে।প্রতিটি মন্ত্রণালয় তার বিভিন্ন দপ্তর/ইউনিট/কোষ/শাখা/অধিশাখা/অনুবিভাগ এর জন্য সমন্বিত কোড নম্বর প্রদান করে একটি তালিকা প্রকাশ করবে এবং স্থায়ী নথি নম্বর হিসেবে তা সংরক্ষণ করবে।
গ)বিষয়ভিত্তিক শ্রেণীবিন্যাস কোডঃ নথি নম্বরের ৩য় অবস্থানে সন্নিবেশিত হবে।এই কোড তিন অংক বিশিষ্ট হবে।যেমন - অগ্রিম
ঘ)গ্রপ কোডঃ নথি নম্বরের ৪র্থ অবস্থানে সন্নিবেশিত হবে।এই কোড দুই অংক বিশিষ্ট হবে।এই কোডটি নথি সৃষ্টিকারী কর্মকর্তার নিজস্ব কোড। বিষয়বস্তুকে সুনির্দিষ্টকরণ, নথি সনাক্তকরণ ,নথির গোপনীয়তা এবং শ্রেণীবিন্যাসের প্রয়োজনে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা এই কোড তৈরি করে নিবেন। যেমন –বিষয় হলো অগ্রিম - গ্রুপ কোড হলো গৃহ নির্মানের জন্য অগ্রিম। যদি গ্রুপ কোডের প্রয়োজন না হয় তবে উক্ত ধাপটি ০০ দ্বারা পূরণ করতে হবে।
ঙ) সাব-গ্রপ কোডঃ নথি নম্বরের ৫ম অবস্থানে সন্নিবেশিত হবে। এই কোডটি ও দুই অংক বিশিষ্ট হবে। গ্রুপ কোডের মত সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা নথির বিষয়বস্তুকে আরো সুনির্দিষ্টকরণ, নথি সনাক্তকরণ , নথির নিরাপত্তা এবং শ্রেণীবিভাগ করার জন্য প্রতিটি গ্রুপ কোডকে আবার সাব-গ্রুপ কোডে ভাগ করে নিবেন। যদি কোন সাব-গ্রুপ কোড না থাকে তবে উক্ত অবস্থানে ০০ দ্বারা পূরণ করতে হবে।
ভালোই হলো, খুব প্রয়োজনীয় একটি বিষয় পোষ্ট করার জন্য ধন্যবাদ
ReplyDeleteএই রকম গুরত্বপূর্ণ বিষয় আরো পোষ্ট করুন, ভালো থাকুন
ভাই আপনার নথি নম্বর দেওয়ার পদ্ধতিটি ভুল। দয়া করে মানুষকে হয়রানি করবেন না।
ReplyDeleteভাই উদাহরণ হিসেবে আপনার দপ্তরের পুর্নাংগ যে কোন একটি নথি নম্বর পাঠাবেন প্লিজ।
ReplyDeleteরেজাউল ভাই আসসালামু আলাইকুম, কেমন আছেন ? আমি একটি বেসরকারি বিশ্ববিদ্যালয়ে এইচ.আর বিভাগে কর্মরত আছি। ভাই আমি একটি বিষয়ে ক্লিয়ার হতে চাই তা হলো কি ধরনের চিঠিতে স্মারক নং ব্যবহার করা যায় ? যেমন নোটিশ , বিজ্ঞপ্তি, জয়েনিং লেটার , নো অবজেকশন, অভিজ্ঞতা সনদ ইত্যাদি। অমার অফিসে অনেকে বলে অমুক চিঠিতে স্মারক ব্যবহার করা নয়ম নাই আবার কেউ বলে অমুক চিঠিতে স্মারক ব্যবহার করা উচিত। দয়া করে যদি একটু ব্যখ্যা দেন মূলত কোন সব চিঠিতে স্মারক হবে আর হবে না তবে আমি এ রকমের বিভ্রান্তি থেকে মুক্তি পেতাম ও কিছু শিখতে পারতাম। দয়া করে আমার মেইলে (ashikbsl@live.com) একটু বিস্তারিত দিন। আপনার সুস্থতা কামনা করছি।
ReplyDeleteবিভিন্ন শ্রেণির নথির নম্বর কি এবং কত হবে তা জানতে চাই।
ReplyDeleteবজল করিম পিতা এবাদ আলী সান কাজির খিল। থানা সুনদীপ। বনদসত নথি। হাতিয়া কত সালে হয়
ReplyDeleteধন্যবাদভাই
ReplyDeleteউদাহরণ দিয়ে আরো স্পষ্ট করলে ভালো হতো।।
ReplyDeleteআসসালামুআলাইকুম ভাইজান। আপনাদের দেওয়া স্মারক পদ্ধতিটির জন্য যদি একটা উদাহরণ দিয়ে দিতেন তাহলে সেটা আরো ভালো করে বুঝতে পারতাম এবং উপকৃত হইতাম। আমার monowarapon52@gmail.com ইমেলে দয়াকরে আপনাদের দেওয়া তথ্যের ভিত্তিতে একটা উদাহরণ পাঠালে কৃতজ্ঞ থাকতাম। ভালো থাকবেন।
ReplyDeleteভালো একটি বিষয়
ReplyDelete